MÓDULO 5

PROCESO ADMINISTRATIVO (continuación)

• ORGANIZACIÓN.

Es la segunda fase del proceso administrativo, y a través de ella se establece la división del trabajo y los métodos necesarios para su funcionamiento. Se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se definen funciones, los deberes de cada persona o grupos de personas.

El proceso de organización cuenta con las siguientes etapas:

1. División del trabajo.

2. Jerarquización.

3. Departamentalización.

4. Descripción de funciones, actividades y responsabilidades. Es la recopilación ordenada de todas las actividades necesarias para llevar a cabo el trabajo de la mejor manera posible.

5. Coordinación. 

Se rige por los siguientes principios:

- Objetivo. Todas las actividades establecidas deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa

- Especialización. El trabajo de una persona debe limitarse a la ejecución de una sola actividad.

La autoridad se manifiesta a través de órdenes concretas y existen 5 diferentes tipos: formal, operativa, técnica, personal e informal. 

Existen una serie de técnicas que facilitan la organización ya sea tanto para una empresa como para una persona en particular. Hay dos tipos:

• Técnicas cualitativas: En este tipo de herramientas se recurre al empleo del criterio, por lo tanto, los que las ocupan, tienden a llegar a un resultado según su experiencia. Algunos ejemplos de estas técnicas son:

- Tiempos y movimientos. Permiten el estudio de tiempos y minimizan el tiempo requerido para la ejecución de trabajos, minimizan los costos, y aceleran los procesos eficientes.

- Ingeniería de métodos. Llevan un control de los objetivos principales de los métodos utilizados por la empresa, aumentan la productividad y reducen costos, para lograr la mayor producción de bienes y/o servicios.

- Muestreo de trabajo. Permiten obtener mayor rapidez para obtener resultados, mayor exactitud oymejor calidad. Existe mayor supervisión en el trabajo, se optimiza el entrenamiento del personal, y disminuye la probabilidad de cometer errores durante el procedimiento.

• Técnicas cuantitativas: Con estas técnicas se maneja la aplicación de métodos estadísticos y matemáticos para la toma de decisiones que se deben tomar para un problema que requiera solución. Las más utilizadas son:

- Manuales. Contienen información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

- Diagramas. Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora en los procesos de las áreas funcionales de la empresa ya que logran identificar los pasos más importantes.

- Organigrama. Permiten descubrir y eliminar defectos o fallas de organización, facilitan la comunicación la estructura organizacional y reflejan los cambios a todo el personal y áreas funcionales.

- Cuadros de distribución de actividades. Permiten la optimización de recursos, al reducir desplazamientos y tiempos innecesarios, así como mejoran el funcionamiento organizacional a través de métodos como la distribución de funciones.

• DIRECCIÓN

La dirección es la ejecución de los planes a través de la estructura organizacional mediante los esfuerzos del grupo social a través de la comunicación, motivación  y supervisión. Forma parte de la fase dinámica o práctica del proceso administrativo, y es la tercer etapa de éste, y se plantea la pregunta "¿cómo se está haciendo?" con el objeto de conocer cómo se van a ejecutar los planes y fungir como guía de los mismos.

A su vez, la dirección cuenta con su propio proceso y se encuentra formado por las siguientes etapas.

1. Toma de decisiones. Se elige un curso de acción entre varias alternativas

2. Integración. Busca homogeneizar las actividades considerando la capacitación de las personas y las herramientas del trabajo. 

3. Comunicación. Proceso de intercambio de información entre un emisor usando un canal, un mensaje, llegando a un receptor y consecuentemente una retroalimentación. Éste es el modelo de comunicación antiguo, sin embargo en nuestro tema de comunicación veremos un poco acerca del nuevo modelo. 

4. Motivación. Conjunto de actividades que impulsan al individuo a una accion.

5. Supervisión. Verificación de que las actividades se están realizando adecuadamente.

La dirección, como las demás etapas del proceso administrativo, se rige por diferentes principios.

1. La armonía del objetivo. Los objetivos de los departamentos de la empresa se relacionan armoniosamente para lograr un objetivo organizacional.

2. Impersonalidad del mando. La autoridad y su ejercicio surgen como una necesidad para lograr resultados positivos, pues sin ésto la empresa sería un caos.

3. Supervisión directa. Apoyo prestado del superior a los colaboradores durante la ejecución de los planes

4. Vía jerárquica. Respeto a los canales de comunicación y lineamientos establecidos. 

5. Resolución del conflicto. Se deben resolver los conflictos en cuanto se presenten. 

6. Aprovechamiento del conflicto.  Ésto es para evitar que los conflictos se salgan de control o se vuelvan a presentar. En éste principio podría aplicar el aprender de nuestros errores para no volver a cometerlos.

Como resumen de todo lo anterior, podemos notar que la dirección es sumamente importante para una empresa pues con ella se ponen en marcha los lineamientos o planes, se logran los objetivos organizacionales y a través de ella se establece la comunicación necesaria para el funcionamiento de la empresa. Es muy importante el saber darle el uso adecuado pues si se realiza una mala dirección, podría provocar problemas para la empresa.

• CONTROL

Es la última etapa del proceso administrativo y f orma parte de la fase dinámica de dicho proceso. El control es la evaluación de la ejecución de los planes con el fin de prever desviaciones y establecer las medidas correctivas necesarias en caso de que fueran necesarias. Responde a la pregunta "¿cómo se hizo?" con el objetivo de evaluar si las actividades se realizaron como fue planeado.

El control también cuenta con su propio proceso, sin embargo éste es aún más reducido pues consta de 4 etapas.

1. Establecimiento de estándares. Unidad de medida que sirve como modelo con la cual se basa el control.

2. Medición de resultados. Se trata de cuantificar la ejecución y los resultados en cuanto a los estándares propuestos previamente.

3. Corrección. Son las acciones para corregir las situaciones que no promovieron en buen desarrollo de un plan o meta.

4. Retroalimentación. Evalúa los resultados obtenidos durante todo el proceso.

Al igual que la dirección, la etapa de control cuenta con sus propios principios.

1. Equilibrio

2. Objetivos.

3. Oportunidad.

4. Desviaciones.

5. Costeabilidad.

6. Excepción

7. Función Controlada.

El control es una etapa sumamente importante ya que con ella se aplican las medidas correctivas necesarias para promover el buen funcionamiento de la empresa, a la vez que reduce costos, evita errores futuros o repetidos y retroalimenta para verificar nuevamente los aspectos positivos y negativos de el proceso

COMUNICACIÓN

La comunicación se entiende como el proceso por el que se trasmite y recibe una información. Todo ser humano y animal tiene la capacidad de comunicarse con los demás. 

Gracias a la comunicación aprendemos a interpretar, es por eso que se dice que realmente no conocemos la verdad, pues cada quien interpreta los acontecimientos de diferentes formas, por lo que es necesario que hagamos uso de la comunicación para dar una adecuada interpretación.

Existen 3 principales postulados del lenguaje los cuales dicen:

- Los seres humanos somos seres lingüísticos.

- El lenguaje es generativo.

- Los seres humanos se crean a sí mismos en el lenguaje.

Existen, también, algunos componentes de la comunicación, entre los cuales primeramente se encuentra el lenguaje, el cual se divide en dos procesos que nosotros como seres humanos aprendemos desde que nacemos; el escuchar y hablar. Éste ultimo a su vez se divide en dos aspectos, que son los actos lingüísticos y las modalidades, las cuales nuevamente se dividen en propagar e indagar. 

El segundo componente de la comunicación son las emociones, las cuales pueden quedar como un estado de ánimo el cual involucra sentimientos más prolongados, o ser solamente emociones, las cuales son reacciones ante un estímulo. Las emociones pueden ser por parte de afirmaciones o declaraciones, y algunas de éstas últimas involucraría los juicios, las promesas, peticiones y ofertas.

El tercer componente de la comunicación es el cuerpo, pues a pesar de que es algo que no transmite palabras, los movimientos corporales nos pueden decir muchas cosas, lo único que debemos hacer es aprender a interpretar esos movimientos para no tener mal entendidos. Por ejemplo, sabemos que un ceño fruncido implica una molestia o enojo en una persona.

Gracias a la comunicación y al habla logramos tener conversaciones públicas, las cuales involucran directamente a una o más personas, sin embargo, también existen las conversaciones privadas las cueles son lo que pensamos y sentimos pero no lo decimos. Por ejemplo, puede que haya algo que te moleste o te afecte sentimentalmente, pero no lo digas. Las demás personas no lo sabrán si únicamente lo mantienes como conversación privada y no se los comunicas.

Como ya sabemos, uno de los elementos principales de la comunicación es la escucha. Debemos entender que ésto es completamente diferente a oír, pues puede ser simplemente oír sonidos sin realmente prestar atención ni interpretarlos. La escucha va más allá de eso, es el oír pero aprendiendo a interpretar o a dar sentido a los sonidos y las palabras que oímos.

Para lograr que ésto sea exitoso debemos verificar la escucha, indagar y compartir inquietudes en caso de que se presentara la falta de comprensión en alguna ocasión

LIDERAZGO

De  acuerdo con Peter Senge, el liderazgo es  la creación de un ámbito en el cual los seres humanos continuamente profundizan en su comprensión de la realidad y se vuelven más capaces de participar en el acontecer mundial, por lo que tiene que ver con la creación de nuevas realidades. 

En otras palabras, el liderazgo es la acción de influir en los demás, con actitudes, conductas y habilidades que se centran en ser capaces de dirigir, orientar, motivar y optimizar el trabajo de las personas o grupos dentro de una empresa, para lograr los objetivos deseados.

Como vimos anteriormente en la sección del libro "los líderes comen al final", para lograr ser un líder, se debe promover el crecimiento de la empresa como unidad, evitando la jerarquización. Se debe ser visionario, tener la habilidad de comunicación, ser alguien en quien la gente pueda confiar, se debe tener el compromiso no únicamente con uno mismo, sino también con los demás. Es por ésto que un ejemplo de líder sería claramente Pepe Mujica, que a pesar de haber tenido sus errores como cualquier otra persona, fue un presidente ejemplar no nada más para Uruguay, sino también para el mundo en general. Fue alguien que realmente logró realizar cambios positivos para su país, de forma en que en 2013 logró posicionarlo como el país del año. 

Nunca tuvo como prioridad el dinero que pudiera obtener, sino que siempre vió por el crecimiento, progreso y desarrollo de su país y de su gente. Ésto se puede ver reflejado en los porcentajes de disminución de gente desempleada y en las calles, y el aumento de salarios e ingresos para el pueblo, al igual que un mayor rango de posibilidades de educación, la cual siempre fue una de sus prioridades.